Die besten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit für Remote-Teams

COVID-19 hat möglicherweise den größten Teil der Welt abgeriegelt und viele Bereiche der Weltwirtschaft zum Stillstand gebracht. Aber es ergeben sich auch gewisse Chancen – zum Beispiel beim Remote-Arbeiten.

Die Remote-Arbeit erlebte bereits einen langsamen, aber stetigen Aufschwung, bevor das Coronavirus die Welt erfasste. Ganz zu Beginn des Jahres 2020, vor dem Eintreffen von COVID-19, gab es solche bereits7 Millionen Menschen arbeiten remotein den USA. Aber dank der Pandemie ist die Fernarbeit explosionsartig angestiegen. Laut derEinrichtungsleiter88 % der Unternehmen haben ihre Mitarbeiter während der Pandemie dazu verpflichtet, von zu Hause aus zu arbeiten.

Die Arbeit aus der Ferne, egal ob von zu Hause oder auf der ganzen Welt, ist für viele Menschen attraktiv. Es erhöht die Flexibilität unseres Tagesablaufs, macht Pendelfahrten überflüssig und sorgt für eine leichter erreichbare Work-Life-Balance. Viele Start-ups, Unternehmer und Freiberufler haben das bereits erkannt – doch mittlerweile ziehen auch kleine und auch größere Unternehmen nach. Das gemeinsame Arbeiten und Zusammenarbeiten an Projekten in virtuellen Teams war noch nie so einfach, auch über Zeitzonen hinweg, nicht zuletzt dank zugänglicher und zahlreicher Online-Software, -Programme und -Apps. Doch welche der vielen Online-Collaboration-Tools sind tatsächlich gut und effektiv für Remote-Teams?

Als kleines, vollständig remote arbeitendes Unternehmen, das sich an digitale Nomaden richtet – die per Definition Remote-Arbeiter sind – kennt unser Asuna-Team alles über die besten Online-Tools, die Ihnen dabei helfen, so reibungslos (und vernünftig) wie möglich an Ihren Projekten zu arbeiten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche wir verwenden und warum, und empfehlen Alternativen, die für Sie und Ihr Team möglicherweise besser funktionieren.

Zoom – Treffen von Angesicht zu Angesicht über Videokonferenzsoftware

Remote-Arbeit bedeutet nicht – und sollte auch nicht –, dass Sie Ihre Kollegen nie sehen. Ein Großteil der Kommunikation zwischen Menschen findet auf nonverbaler Ebene statt, indem wir die Mimik, Bewegungen und Körperhaltung des anderen lesen. Sich gegenseitig zu sehen und von Angesicht zu Angesicht zu interagieren, sorgt für Intimität und Vertrauen, was eine Kommunikation allein durch das geschriebene Wort oder sogar Sprachanrufe niemals vollständig vermitteln kann. Daher sind Webkonferenzen ein wichtiger Faktor in der Teamkommunikation.

Hier bei Asuna verwenden wirZoomSowohl für unsere Team-Videoanrufe als auch für die erfolgreiche Durchführung unserer unterhaltsamen Online-Chapter, die wir als Reaktion darauf eingerichtet haben, dass alle gesperrt sind und nicht in der Lage sind, an unseren Chaptern vor Ort teilzunehmen. Ja, Zoom stellt immer noch einiges darSicherheitsrisiken, aber das Unternehmen istan diesen Themen arbeitenund überzeugt uns dennoch durch seine Benutzerfreundlichkeit und viele tolle Features, wie zum Beispiel dieBreakout-Räume. Zoom macht nicht nur die Arbeit in unserem Team supereinfach; Es hilft uns auch dabei, das Gemeinschaftsgefühl, das wir und unsere Mitglieder in unseren Kapiteln vor Ort erleben, nahtlos nachzubilden.

Wenn Sie Zoom lieber meiden möchten, gibt es einige Top-Alternativen

• Skype, das für Online-Anrufe kostenlos ist, aber auch eine Vielzahl von Angeboten bietetAbonnements und Pay-as-you-go-Optionenfür Anrufe zu tatsächlichen Telefonnummern weltweit und
• Google Hangouts, auf die Sie über Ihr Gmail- oder G Suite-Konto ab zugreifen können4,99 USD/Monat.

Google Drive – Dateifreigabe auf die nächste Stufe heben

Früher erforderte das Teilen Ihrer Arbeit, Projektentwürfe und Fortschritte eine Menge Papier in allen Formen, Größen, Farben und unterschiedlichen Klebrigkeitsgraden sowie das Anfertigen zahlreicher Kopien dieses Papiers zum Verschicken. Dann kamen Computer und E-Mail und ermöglichten uns den Umstieg auf virtuelles Papier, das schneller zu teilen war, wenn auch nicht einfacher für die Zusammenarbeit.

Heutzutage ermöglichen uns Online-Software und Sharing-Tools, eine einzige Version einer Datei zu haben, die alle Beteiligten bearbeiten und die vorgenommenen Änderungen in Echtzeit sehen können. Sie bieten Cloud-Speicher, Dateisynchronisierung, persönliche Cloud und Client-Software. Noch nie war es so einfach, Dateien zu speichern und zu teilen, während man gemeinsam daran arbeitet.

Die beliebteste Dateifreigabesoftware unseres Teams istGoogle Drive. Auf dieser Plattform können Sie nicht nur direkt in Google Docs, Sheets und Slides speichern und arbeiten, sondern auch Ihre eigenen Dateien, vom PDF bis zum Video, durch einfaches Drag-and-Drop hochladen – und sie dann mit Ihrem Team teilen, indem Sie den Mitgliedern Lese-, Anzeige-, Kommentar- oder Bearbeitungsrechte geben. Wie bei Google Hangouts benötigen Sie für ausreichend Speicherplatz ein G Suite-Konto.

Eine beliebte Alternative zu Google Drive istDropbox, was auf eine sehr ähnliche Weise funktioniert. Dropbox istKostenlos für bis zu 2 GB Speicherplatzin der Basisversion beginnt es dann bei 19,99 USD/Monat für 2 TB.

Erinnern Sie sich an die „alten Hüte“ Microsoft Excel, Word und PowerPoint? Sie sind jetzt integriertMicrosoft 365, die „Produktivitäts-Cloud, die erstklassige Office-Apps, intelligente Cloud-Dienste und erweiterte Sicherheit für kleine und mittlere Unternehmen vereint“. Dies ist im Grunde die Antwort von Microsoft auf Google Drive. In der Basisversion können Sie die ersten 6 Monate kostenlos nutzen und dann mit der Zahlung beginnen4,99 USD/Monat.

Slack – Kommunikation und Zusammenarbeit verbinden

Was Zoom und Google Drive getrennt voneinander gut können, wird dadurch perfekt vereintLocker, ein Tool und eine Plattform für die Geschäftskommunikation. Slack bietet vieleIRC-StilFunktionen, einschließlich

• nach Themen geordnete Chatrooms (sogenannte „Kanäle“),
• private Gruppen,
• Direkt-/Instant-Messaging und
• Gruppenanrufe.

Inhalte, einschließlich Dateien, Konversationen und Personen, können in Slack durchsucht werden, und Benutzer können allem Emoji-Schaltflächen hinzufügen, um ihre Reaktionen auszudrücken. Slack lässt sich auch in viele Dienste von Drittanbietern integrieren und unterstützt von der Community erstellte Integrationen, darunter Google Drive, Trello, Dropbox, GitHub, Zendesk und Zapier.

Mit Slack gibt es kein Nachlassen, denn mit dem kostenlosen Plan können die 10.000 neuesten Nachrichten angezeigt und durchsucht werden. Für unbegrenzte Nachrichtenarchivierung und Gruppenanrufe mit Bildschirmfreigabe bietet diePreispläne beginnen bei 6,67 USD/Monat.

Trello – Verwalten Sie Ihre Projekte wie die Profis

Mit Projektmanagement-Software wie z. B. können Sie die nächste Stufe der Team-Collaboration-Tools erreichenTrello, eine webbasierte Listenerstellungsanwendung im Kanban-Stil und Tochtergesellschaft von Atlassian. Diese virtuelle Kollaborationsplattform organisiert Ihre Projekte in Boards, Listen und Karten und zeigt Ihnen so, woran gerade gearbeitet wird, wer woran arbeitet und wo sich etwas in einem Prozess befindet.

Trello bietet eine kostenlose Version mit unbegrenzten Boards, Listen und Karten sowie Dateianhängen von 10 MB. Das GeschäftDer Preisplan beginnt bei 9,99 USD/Monatund fügt zahlreiche Teamfunktionen hinzu.

Zum Vergleich: beliebte Alternativen in der Projekt- und Aufgabenverwaltung sowie in der Kollaborationssoftware

• Asana, ein Projektmanagement-Tool, das sogar praktische Funktionen wie ein Gantt-Diagramm-Tool bietet, wenn Sie über die kostenlose Version hinausgehen und mit dem beginnenPremium-Version für 11,99 USD/Monat.
• Basislager, das in der eingeschränkten Privatversion kostenlos ist oder in der Business-Version einen Pauschalpreis von 99 USD/Monat kostet.
• Podium, kostenlos für bis zu 5 Mitarbeiter, dann ab 9 USD/Monat.
• Wrike, ebenfalls kostenlos für bis zu 5 Benutzer, dann ab 9,80 USD/Monat.
• Proofhub, der bei 45 USD/Monat für das Nötigste beginnt.

HubSpot – Verwalten Sie Ihre Kunden

Auch wenn sie nicht mit dem primären Ziel entwickelt wurden, Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen, erleichtern Customer-Relationship-Management-Plattformen (CRM) den Teams auf jeden Fall die gemeinsame Betreuung der Kunden ihres Unternehmens. CRM-Plattformen verwalten die Interaktion eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden, indem sie Datenanalysen zum Kundenverhalten nutzen, um die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden zu verbessern. CRM-Plattformen sind in der Regel speziell auf die Kundenbindung und die Steigerung des Umsatzwachstums ausgerichtet – und unsere bevorzugte Plattform ist diesHubSpot.

Erfahren Sie mehr:Etikette für Remote-Arbeit: Ein Leitfaden für eine effektive Zusammenarbeit

HubSpot wurde 2006 gegründet und zielt mit seinen Produkten und Dienstleistungen darauf ab, Tools für bereitzustellen

• Kundenbeziehungsmanagement,
• Content-Management,
• Social-Media-Marketing,
• Webanalyse,
• Suchmaschinenoptimierung,
• Lead-Generierung,
• Live-Chat und
• Kundenbetreuung.

HubSpot ist sehr anpassbar, was es für kleine bis große Unternehmen von unschätzbarem Wert macht – es kann aber auch teuer werden, je nachdem, welche Funktionen Sie Ihrem Paket hinzufügen. DerDas Starterpaket kostet 40 USD/Monat für 1.000 Kontakte und unbegrenzte Benutzer, während die professionelle Version bei 800 USD/Monat beginnt. Zu den beliebten Alternativen zu HubSpot gehören:

• Salesforce, ab 25 USD/Monat für kleine Unternehmen
• ActiveCampaign, ab 10 USD/Monat in der Lite-Version
• Pipedrive, ab 12,50 USD/Monat
• Zendesk-Verkauf, ab 19 USD pro Sitzplatz
• Flink, eine „Social CRM-Plattform“, ab 19 USD/Monat pro Benutzer

Toggl – Immer nervig pünktlich

Wie lange dauert eine Aufgabe?

Es ist schwierig, diese Frage genau zu beantworten, wenn man sie genau betrachtet. Eine falsche Schätzung kann Sie wertvolle Zeit und Geld kosten – daher ist es wichtig, sie auf irgendeine Weise nachzuverfolgen. Gut, dass es Zeiterfassungstools gibt, die das nicht nur für Sie, sondern für alle Ihre Teammitglieder erledigen. Wenn Sie ein kleines Team sind oder ein knappes Budget haben, bieten die meisten dieser Zeiterfassungstools kostenlose Versionen an, die Teamfunktionen enthalten.

Unser Favorit istUmschalt, weil es sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams super einfach zu verwenden ist. Sie können die Nachverfolgung manuell oder automatisch einrichten, entweder in der Browserversion oder in der App, die sowohl auf Desktops als auch auf Smartphones verfügbar ist. Die Premium-Version beginnt bei9 USD/Monat.

Beliebte Alternativen, insbesondere wenn es darum geht, als Arbeitgeber Remote-Teams zu verfolgen, sind:

• Zeitdoktor, das eine 14-tägige kostenlose Testversion bietet, danach zahlen Sie ab 12 USD/Monat.
• Hubstaff, das eine kostenlose Version für einen Benutzer bietet, kostet dann ab 7 USD/Monat pro Benutzer.
• Ernte, welche bietet eine kostenlose Version für eine Person und zwei Projekte an und beginnt dann bei 12 USD/Monat pro Benutzer.

Remote-Teams – Arbeiten Sie zusammen!

Experten gehen davon aus, dass Remote-Arbeit von Dauer sein wird, insbesondere nach dem Aufschwung, den ihr die aktuellen Umstände verliehen haben. Während viele Menschen nach der Aufhebung der Beschränkungen ins Büro zurückkehren werden, werden viele die Vorteile der Fernarbeit erkannt haben, nicht nur für Einzelpersonen, sondern für Unternehmen als Ganzes. Wir hoffen, dass die Tools, die wir in diesem Artikel vorgestellt haben, es Ihnen und Ihren Teams ermöglichen, weiterhin mit voller Wirkung (und darüber hinaus) zu arbeiten, auch wenn Sie sich nicht alle jeden Tag persönlich treffen – oder überhaupt nicht.

Bleiben Sie über die Welt der digitalen Nomaden und Remote-Arbeit auf dem Laufenden, indem Sie unten unsere Community abonnieren. Oder bewerben Sie sich um den Beitritt zum Stamm; In unseren zweiwöchentlichen Online-Chapters nutzen wir viele der oben genannten Kollaborationstools, um während der COVID-19-Sperrungen virtuell in Verbindung zu bleiben, auch wenn die physische Trennung nicht möglich ist. Mitglieder aus der ganzen Welt kommen dazu.